WorkPoint Express har mange unikke og populære funktioner, der er almindeligt kendt af de fleste WorkPoint-brugere. En af de skjulte perler i WorkPoint Express er e-mail-wizard-funktionen, som hjælper brugere med at indfange og arkivere e-mails på enheder. Læs artiklen for at lære mere om, hvad e-mail-guiden kan bruges til, og hvordan den fungerer i WorkPoint Express.

 
Opret projekter og sager baseret på e-mails

WorkPoint Express er et Office 365-plugin, som gør det muligt for organisationer at udføre effektiv dokument- og e-mail-styring i hverdagsprogrammer som Outlook, Word og Excel. Det er et kraftfuldt værktøj, der giver organisationer en let og intelligent måde at korrekt journalisere alle forretningskritiske oplysninger inden for organisationens system.

Denne gang vil vi gerne introducere en af de mere oversete funktioner i WorkPoint Express. Funktionen kaldes “WorkPoint Express Email Wizard” og kan bruges til at optimere organisationens processer til email management i WorkPoint Express.

Funktionen gør det muligt for brugerne nemt at bruge indholdet af e-mails til at skabe tilfælde eller projekter. Dette gør projekt- og sag skabelsen meget enklere, da guiden automatisk gør arbejdet for dig, når det indsætter e-mailens indhold i en anmodet projekt- eller case-skabelsesformel.

Et værdifuldt værktøj til organisationer med mange anmodninger og forespørgsler

Selv om e-mail-guiden kan anvendes af alle WorkPoint Express-brugere, kan den især være et nyttigt værktøj til organisationer som interesse- og medlemsorganisationer.

Disse organisationer modtager et stort antal anmodninger og forespørgsler fra medlemmer og har mange igangværende sager inden for deres system. Med funktionaliteten i e-mail-guiden kan disse organisationer hurtigt oprette tilfælde baseret på e-mail-korrespondancen med det enkelte medlem.

For eksempel, hvis en fagforening modtager en mail om f.eks. lønforhandlinger, så kan guiden anvende denne anmodning direkte på medlemmets tilfælde inden for systemet. Det er også i stand til at kopiere indholdet og korrespondancen fra e-mailen og indsætte dette i sagen også.

Dette giver en effektiv og hurtig metode til at styre et enkeltmedlems forespørgsel, da en medarbejder nemt kan tilføje e-mailen til et eksisterende tilfælde eller oprette en ny sag baseret på e-mailen. For medarbejderen etablerer dette et fuldstændigt overblik over alle sager vedrørende et enkelt medlem.

Sådan fungerer WorkPoint Email Wizard

Som nævnt ovenfor etablerer WorkPoint Email Wizard hurtigt en forbindelse mellem e-mailen og systemets enheder.

Når guiden er aktiveret i Outlook-båndet, begynder den at søge efter afsenderens e-mail-adresse i et bestemt modul.

Når guiden henviser til en e-mail-adresse til en bestemt organisation, så vil den give dig en komplet liste over alle sager og projekter relateret til dette firma. Derefter kan du nemt anvende mailen til et eksisterende projekt eller et tilfælde eller begynde at oprette nye.

Den magiske af e-mail-guiden starter dog, når du udfylder formularen til projekt- eller case oprettelse. Funktionen løfter automatisk e-mailens emne og indhold og sætter oplysningerne i “titel” og “beskrivelse” felterne.

Følgende skærmbillede viser, hvordan e-mail-guiden har udfyldt felterne med oplysninger fra e-mailen i en projektoprettelsesformel.

Bemærk i dette skærmbillede, hvordan Andys oplysninger fra posten er blevet løftet automatisk i formlen. I dette eksempel er informationerne for “titel” og “beskrivelse” blevet løftet, men du kan faktisk udfylde mange flere felter med information fra e-mailen.

På den måde har guiden allerede gjort arbejdet for dig, og du kan nemt begynde at oprette projekter og sager baseret på indholdet af e-mails.Hvis du vil begynde at bruge WorkPoint Email Wizard, skal du kontakte WorkPoint-teamet på sales@workpoint.com.