Et nyt it-system gør det ikke alene. Hvis man vil fremtidssikre organisationen, skabe bedre processer og arbejdsgange, sikre vidensdeling og tiltrække de bedste medarbejdere, så skal der mere til. Det har en af Danmarks største entreprenørvirksomheder, Arkil, erkendt.

For mange virksomheder er en af de største udfordringer ved SharePoint, at SharePoint i sig selv er en tom ramme, som kræver omfattende viden om selve værktøjet, og hvordan det virker, før de overhovedet kommer i gang med at bruge det. Hvis opstarten ikke går glidende, kan SharePoint blive dyrt. Samtidig er det udfordrende at tilføje ny funktionalitet til et SharePoint-websted, og det er bestemt ikke altid hurtigt og nemt opdatere alle eksisterende biblioteker og hjemmesider med samme funktionalitet.

Ifølge en AIIM undersøgelse, rapporterer 26 procent af de adspurgte, at deres SharePoint projekt er gået i stå. 37 procent har kæmpet for at opfylde deres opringelige forventninger. Den største årsag til problemerne skyldes ledelsen, som ikke har givet den fornødne opbakning og stillet krav til brug af Sharepoint. Læs AIIM’s Industy Watch report ‘Connecting og Optimizing SharePoint – important strategy choices’ her

I 2014 gik Arkil i gang med at udrulle en helt ny it-platform for sagsstyring, mail- og dokumenthåndtering i organisationen. Men i løbet af få måneder satte ledelsen it-projektet på standby. Medarbejderne var slet ikke godt nok forberedte på at adoptere systemet. Brugeruddannelsen var utilstrækkelig, og der var en generel mangel på planlægning af SharePoint-implementeringen. Samtidig skulle det nye system til sagsstyring tilpasses væsentligt mere til organisationens specifikke behov.

Gennem en stram planlægning fik Arkil igen styr på SharePoint-projektet. De valgte den ultimative løsning: Nemlig at sætte 350 medarbejdere på træningsforløb i det nye vidensdelingssystem for at adoptere det nye it-værktøj 100 procent

Sagsstyring hos Arkil
Sagsstyring hos Arkil

Et år efter gør entreprenørvirksomheden status; Arkils ledelse ser tilbage på et forløb, som viste sig at være en ganske god investering – netop fordi Arkil valgte at investere i efteruddannelse og implementering af systemet i organisationen:

”Det største succeskriterie er, at medarbejderne oplever, at deres hverdag bliver nemmere og bedre. De tilbagemeldinger, vi har fået, er meget positive. At vi i praksis også kan se og måle, at de adopterer systemet i stigende grad, er for mig den bedste indikator på, at vi tilbyder vores medarbejdere de rigtige it-værktøjer”, siger direktør i Arkil, Jens Skjøt-Arkil.

Vidensdeling og bedre arbejdsprocesser

Med it-projektet er vidensdeling og it-understøttelse af arbejdsprocesserne i fokus. Ledelsen har blandt andet lagt vægt på, at forretningsenhederne i højere grad skal kunne arbejde sammen på tværs af den organisatoriske opdeling. Samtidig har det været vigtigt, at de ledere og medarbejdere, som er tilknyttet en sag, altid kan finde de dokumenter og korrespondancer, som har været og bliver udvekslet.

Adgangen til data hos Arkil har traditionelt været hierarkisk opbygget efter afdelingsstruktur. I takt med at Arkil i dag arbejder langt mere på tværs, var løsningen forældet. Tildelingen af rettigheder ligger derfor med det nye it-system, WorkPoint, hos projektlederne. For at opbygge grundlaget for vidensdeling på tværs, har det været helt afgørende at få styr på data – ikke mindst den eksplosive vækst af data gemt på lokale drev.

”Den datagenerering, vi ser i dag i forhold til for 10 år siden, er vokset eksplosivt. Som organisation har vi haft en stor redundans af data, fordi data ligger gemt op til tre-fire steder lokalt på samme tid. Det skaber mere omstændelige arbejdsgange, fordi det gør det vanskeligere at få overblik over, hvilken version der er den seneste, og hvor den ligger”, siger Jens Skjøt-Arkil. Oprydningen i data løser således også Arkils udfordring med omkostninger til plads, som af samme grund er steget væsentligt de senere år.

Dynamiske arbejdsformer i organisationen

Da projektet under den første implementering blev sat på standby, valgte Arkil at nedsætte en projektgruppe bestående af medarbejdere med forskellige specialer fra forskellige afdelinger. Her diskuterede man blandt andet, hvad der skulle til, før systemet ville blive udnyttet optimalt netop i en organisation som Arkil.

Jens-Arkil
Direktør i Arkil, Jens Skjøt-Arkil

Udover at skabe grundlaget for bedre arbejdsprocesser var en helt overordnet strategisk målsætning at sikre Arkils medarbejdere de rigtige værktøjer, siger Jens Skjøt-Arkil.:

”Teknologibevidstheden er enormt høj hos mange medarbejdere i dag. Hvis vi ikke følger med, så finder de hurtigt deres egne løsninger, og det er ikke altid, at de overholder vores it-politikker og den gældende lovgivning. Mange medarbejdere er vant til at bruge Dropbox, Skype og lignende, fordi de synes, det er hurtigt og nemt. De forventer, at de kan det samme, når de er på arbejde. Det afspejler sig i måden, de arbejder på hos os. Netop de mere dynamiske arbejdsformer, som gør hverdagen lettere, vil vi gerne understøtte aktivt.”

Arkil som attraktiv arbejdsplads

Overordnet er målet med det nye system at skabe bedre processer og højere effektivitet i hverdagen gennem lettere adgang til viden. Den grundige forberedelse har resulteret i, at de fleste medarbejdere straks efter kurset begynder at anvende systemet. Det har betydet et markant fald i datatilvæksten, fordi medarbejderne ikke længere gemmer dokumenter forskellige steder, og samtidig er alle kritiske data gemt centralt. Arkil har ikke sat direkte økonomiske mål for indførelsen af systemet. Den økonomiske gevinst skal hentes indirekte, mener ledelsen, som blandt andet forventer en nemmere og mere dynamisk arbejdsdag samt at opdaterede it-værktøjer er en del af fundamentet for at være en attraktiv arbejdsplads i fremtiden:

”Vi vil som virksomhed gerne tiltrække de bedste medarbejdere. Skal vi finde og fastholde de bedste, skal vi være en moderne, dynamisk og kvalitetsbevidst virksomhed. Her er it et af de værktøjer, som er med til at sikre, at vi er attraktive. Vores it-processer skal være dynamiske og procesorienterede, og det arbejder vi løbende på at sikre”, siger Jens Skjøt-Arkil.