Havde jeg et lille eller mellemstort firma, så havde jeg hverken brugt tid eller penge på at customisere it-delen af min forretning. Jeg var gået efter en cloud-baseret løsning med Software-as-a-Service og så fundet stærke partnere, som kunne hjælpe mig.”

Sådan lød det fra Franck Cohen, chef for SAP’s europæiske afdeling, allerede i 2013, da han blev interviewet af Computerworld. Microsofts Cloud Services som Office 365 (Software-as-a-Service) har åbnet op for helt nye muligheder for at få forretningsapplikationer til blandt andet håndtering af sager og projekter samt understøttelse af processer.

office365

I en verden med konstante forandringer og et overload af informationer er det mere vigtigt end nogensinde før hele tiden at være opdateret og samtidig vide, hvilke informationer og viden man skal dele med hvem og hvor.

SharePoint er en optimal platform til at transformere viden i virksomheden og gøre den til en konkurrencemæssig og strategisk fordel – fordi viden er delt effektivt og hurtigt mellem relevante personer. Samtidig har Office 365 gjort adgangen til SharePoint meget nemmere end tidligere. Det åbner for en helt ny æra for forretningskritiske cloud-løsninger.

Office 365, der samler SharePoint Online, Exchange Online og Lync Online, er en attraktiv platform for virksomheder til at få etableret en moderne digital arbejdsplads på den nyeste Microsoft teknologi. Men teknologien udfordrer også vante måder at gøre tingene på.

Har I valgt Office 365, men endnu ikke taget skridtet videre og udnyttet mulighederne i SharePoint Online? Har I taget stilling til, om I skal flytte jeres forretningskritiske processer op i skyen?

Mange virksomheder benytter Office 365 alene for at bruge deres Office-licens i skyen. Men netop her ligger der et for mange et uafdækket potentiale siger CEO, Þór Haraldsson i det islandske it-firma Spektra. Han har på egen hånd testet og oplever selv, at Office 365 åbner en verden af helt nye muligheder for at bygge forretningskritiske løsninger til projektstyring. Han har også testet WorkPoint 365. Derfor lavede vi en Q&A med ham via en journalist. Læs og se hans svar her:

Hvad er værdien af Office 365?

“Værdien af Office 365 er helt klart, at det er let at implementere, og du kan komme op at køre i løbet af få minutter. Office 365 opdateres meget hurtigt – meget hurtigere, end vi har set med en on-premise løsning. Microsoft har et stort fokus på udvikling, og derfor ser vi nye opdateringer og ny funktionalitet hver anden eller tredje måned. Det er et stor bonus. Den anden kendsgerning er, at Office 365 kan integreres helt og aldeles med alt, hvad i dag bruger.”

Hvad er den største fordel ved Office 365?

”Microsoft udvikler Office meget hurtigere end nogensinde før. Som brugere behøver vi ikke bekymre os om nedetid, opdateringer af servere, hosting, udgifter til hosting (prisen er fast, pr. bruger pr. måned) eller om, om systemerne pludselig går ned. Alt er oppe at køre, og det virker hele tiden.”

Hvorfor stiger interessen for Office 365?

“Interessen for Office 365 og for at bygge oven på vokser meget hurtigt i øjeblikket. Mange virksomheder vælger Office 365, fordi det er så nemt og hurtigt at få hele Office-pakken (Word, Excel m.m.) i skyen. Men der er flere fordele at hente i Office 365. Med Office 365 får man automatisk SharePoint Online, og netop det åbner op for en helt ny verden af muligheder, en masse nye måder og løsninger til at bygge forretningskritiske løsninger på. En masse mindre og mellemstore virksomheder bruger allerede Office 365. Lige her er der ekstra store fordele. De har nemlig et rigtig godt værktøj i SharePoint Online til projektet, sags- og dokumenthåndtering. For bare et par år siden var alt for dyrt for mindre og mellemstore virksomheder, hvis de skulle bygge en on-premise løsning til projektstyring. Det problem er nu løst i skyen med Office 365.”

Hvordan bygger du projektstyring eller sagsstyring i Office 365?

En standardløsning som WorkPoint 365 er et godt eksempel på en løsning, som tilføjer meget værdi til Office 365. WorkPoint 365 fylder nogle af de huller, som SharePoint Online har out of the box. WorkPoint 365 er en komplet løsning med administration af projekter, cases og processer. Som administrerende direktør har jeg fået en meget, meget bedre overblik med WorkPoint 365 som projektstyringsværktøj til alt det, der foregår om hvert projekt på Spektra. Jeg behøver ikke at få en status på projekterne af medarbejderne selv. Jeg kan se den tidsregistrering, omkostningerne, og den totale status i systemet. Jeg har hele tiden overblik over, hvilke projekter der er tæt på at nå i mål og kan omvendt se, hvis et projekt overstiger nogle kritiske parametre. Så der er ingen tvivl om, at det virkelig har givet mig et godt overblik. En anden fordel er, hvor let WorkPoint 365 tilpasses de individuelle behov i en virksomhed.”

Men hvad med sikkerheden, når du vælger en cloud-løsning?

“Det store spørgsmål har længe været, om man som organisation føler sig tryg ved at hoste sine data et andet sted end i sit eget miljø. Hvis man har det fint med det, så er en cloud-løsning absolut at foretrække. Hvis man i stedet ønsker fysisk at kunne røre de servere, som man har data på for at vide, hvor de rent faktisk står, så risikerer man at ende med at have en falsk følelse af sikkerhed i en verden, hvor alt går ekstremt hurtigt, og hvor opdateringer kommer inden for få uger snarere end år. Jeg tror, at alt bevæger sig mod cloud-løsninger – det er bare et spørgsmål om tid.”