Effektiv videndeling og styring af projekter

WorkPoint 365 understøtter effektiv projektstyring med intuitiv mail- og dokumenthåndtering på tværs af organisationen

Projektstyring med kvalitetssikring og overblik

WorkPoint 365 er et effektivt værktøj til projektstyring, der giver overblik over alle igangværende projekter samt fremdriften i det enkelte projektforløb.

  • Effektiv og systematisk dokumenthåndtering
  • Plug in til Office 365 – Outlook, Word, Excel m.m.
  • Klare prioriteringer og overblik med porteføljestyring
  • Skabelonbibliotek med versionsstyring
  • Styr alle projekter i faser med stadiestyring
  • Overblik og styring via dashboard
  • Intuitiv søgefunktion, der gør avanceret søgning enkel

Projektstyring med kvalitetssikring og overblik

WorkPoint 365 er et effektivt værktøj til projektstyring, der giver overblik over alle igangværende projekter (porteføljestyring) samt fremdriften i det enkelte projektforløb.

Med WorkPoint 365 får I en skræddersyet løsning, der bygger oven på SharePoint Online. UDEN specialudvikling i SharePoint kan WorkPoint 365 konfigureres, så løsningen dækker jeres behov i projektstyringen. Med plugin til Office 365 har I nem adgang fra Outlook, Word, Excel og PowerPoint til alle dokumenter, mails, opgaver og brevskabeloner på de enkelte projekter.

WorkPoint benyttes som projektstyringsværktøj i mange forskellige virksomheder i en række forskellige brancher, for eksempel benyttes vores projektstyringsværktøj i produktionsvirksomheder, entreprenørvirksomheder, olie/gas-virksomheder, offshore – vindkraftindustri, inden for det offentlige og i banker, foreninger samt i butikskæder.

Professionel og overskuelig dokumenthåndtering

WorkPoint 365 er et PMO-system med et enormt potentiale og mange muligheder. Systemet er et sublimt projektstyringsværktøj, der sørger for kvalitetssikring af processer og dokumentation af projektforløbet.

I WorkPoint 365 kan I skabe overblik over jeres dokumenter, og projektdeltagerne kan nemt samarbejde i projekterne og dermed hurtigt og effektivt løse forskellige problemstillinger, som måtte opstå i projektfaserne.

WorkPoint 365 kan bruges i mange forskellige sammenhænge og til håndtering af mange forskellige dokumenttyper. En række af de aktiviteter og dokumentation, man kan skabe overblik over via WorkPoint 365, er:

  • Mødereferater
  • Billeddokumentation
  • Mails
  • Dokumenter
  • Events
  • Risk management

Sikker adgangsstyring med WorkPoint 365

Med WorkPoint 365 er det let at styre, hvem der har adgang til projekterne, og hermed hvem man deler viden og informationer med, og der er faste procedurer, som sikrer, at ens unikke viden og informationer ikke deles med nogen, der ikke bør have adgang.

Undgå deling af personfølsomme oplysninger med WorkPoint 365

WorkPoint efterlever GDPR (General Data Protection Regulation), hvilket betyder, at det er muligt at opsætte processer, der sikrer, at det kun er godkendte medarbejdere, som har adgang til løsningen, projektet og/eller dokumentet.

Brugere af WorkPoint 365 har mulighed for at lave forskellige klassifikationer af f.eks. projekter, dokumenttyper og/eller brevskabeloner, således at disse kan håndteres i forhold til retningslinjerne i GDPR, eksempelvis retentiontime, adgangsstyring eller specielle krav til håndtering.

Fokus på risk management

Når man taler projektstyring, er det ekstremt vigtigt at have øje for risikostyring. Der kan være forskellige faktorer, der forsinker et projekts fremdrift, og hvis man ikke har fokus på dette i projektstyringen, mister man overblikket undervejs, og tidsplanen skrider.

I WorkPoint håndteres risici, der er forbundet med et givent projekt, og man er derfor beredt på de udfordringer, man kan møde.

Høj kvalitet med stadiestyring i projektet

Med intuitiv stadiestyring i WorkPoint 365 hjælper systemet brugeren – sikkert og nemt – gennem alle faser af projektforløbet fra automatisk opgavetildeling gennem en detaljeret processtyring til den afsluttende evaluering. Det sikrer en gennemgående høj kvalitet, og at brugeren ikke skifter fra en fase i et projekt til en ny fase, før alle opgaver og krav er opfyldt i den aktuelle fase. WorkPoint 365 har indbyggede processer til risikostyring og kvalitetssikring, der sikrer en høj og ensartet kvalitet i gennemførelsen af projekterne.

WorkPoint 365 stadiestyring er et effektivt og intuitivt værktøj, der nemt kan opsættes, så det understøtter den projektmodel (metode), I har valgt at gennemføre jeres projekter ud fra.

Få direkte adgang til projekterne via Office, Outlook, Word, Excel og PowerPoint

Med et WorkPoint Express plugin kan I flytte rigtig mange arbejdsprocesser til Microsoft Office. Office er et værktøj, som næsten alle arbejder i dagligt, og det er dermed naturligt at gøre Outlook til det primære værktøj for projektdeltagerne.

I Outlook kan projektdeltagerne med WorkPoint Express oprette projekter, få overblik over projektdokumentation, søge efter dokumenter, redigere i disse og nemt håndtere alle Office-dokumenter, hvilket gør, at 80 procent af alle daglige opgaver kan varetages i og fra Outlook.

Overskuelig porteføljestyring med WorkPoint 365

Rigtig mange virksomheder eksekverer på flere projekter ad gangen, og det kan være ekstremt udfordrende at bevare det fulde overblik over flere store projekter, der forløber parallelt. Projektløsningen tilbyder overskuelig porteføljestyring, der bidrager til, at man nemt kan bevare et overordnet overblik over flere sideløbende projekter ad gangen.

Projekter præsenteres på et overskueligt dashboard. Status på projekterne markeres med et lyssignal, hvor røde og gule markeringer indikerer, at der er tale om projekter, der kræver særlig opmærksomhed. På den måde sikres overblik på tværs af den samlede projektportefølje, og at indsatsen prioriteres optimalt.

Effektiviser processerne med WorkPoint 365

For mange virksomheder betyder implementeringen af et PMO-system en mere effektiv afvikling af projekterne, hvilket kan ses på bundlinjen. Der kan nemlig være ekstremt meget spildtid forbundet med at skabe overblik, arkivere, dele og lede efter dokumenter.

Med WorkPoint 365 effektiviseres adskillige processer. Systemet er ekstremt brugervenligt og intuitivt, og med projektstyringsløsningen vil I fremover slippe for at bruge uanede mængder spildtid på at arkivere, dele og leder efter dokumenter.

Ydermere tilbyder systemet effektiv skabelonstyring, hvilket betyder, at I i WorkPoint 365 kan finde enhver projektskabelon, I har brug for. Det være sig skabeloner for mødereferater, statusrapporter, tilbudsdokumenter, rammeaftaler og deslige.

Vi leverer brugertilpassede løsninger

Mulighederne med WorkPoint 365 er uanede, og der findes ekstremt mange features, der kan til- og fravælges efter behov. Der er stor forskel på, hvilke behov en virksomhed har til et PMO-system. WorkPoint 365 er et yderst fleksibelt og dynamisk system, der giver os mulighed for at skræddersy løsninger, som imødekommer præcis de behov, den enkelte virksomhed har til deres projektstyringsværktøj.

10 features som styrker projektforløbet

Nu har du forhåbentligt fået et godt overblik over WorkPoint projektstyring. Med henblik på at overskueliggøre WorkPoint 365’s funktioner og egenskaber vil vi herunder nævne nogle af de fordele, der er forbundet med at bruge WorkPoint 365 til projektstyring:

  • Styr projektet sikkert igennem alle faser med stadiestyring, der bygger på jeres egen projektmodel
  • Porteføljestyring sikrer effektiv måling af fremdrift i projekterne og mulighed for eksport af data til Excel-filer til statistikbrug eller overblik i Power BI
  • Alle dokumenter, mails, interessenter samt informationer og stamdata knyttes til det enkelte projekt
  • Automatisk og intelligent metatagging og nedarvning af data på mails og dokumenter sparer tid samt ressourcer og kvalitetssikrer data
  • WorkPoint 365 har et velorganiseret skabelonbibliotek hvor I kan udstille relevante projektskabeloner for projektdeltagerne
  • Automatisk versionsstyring af dokumenter sikrer, at alle ændringer og godkendelser altid registreres under hele projektforløbet
  • Effektiv mailhåndtering sikrer intuitiv og hurtig arkivering af mails og dokumenter via drag and drop fra Outlook til projektet. Udnyt også muligheden for at benytte intelligente forslag fra systemet til journalisering og autojournalisering på et projekt*
  • WorkPoint 365 gør det let og hurtigt at finde og genfinde al information og historik på et projekt – alle dokumenter, mails, aftaler m.m.
  • Opnå fuld integration til Office 365

*Denne funktion kræver tilkøb af WorkPoint Express, læs mere om produktet her

Læs om mere i vores produktblad her

WorkPoint 365 sikrer governance med en robust modulopbygget løsningsarkitektur og en ensartet hierarkisk systemstruktur, der vha. features som tværgående relationer, nedarving og aggregering af data, muliggør modellering af forretningskritiske løsninger med flere sammenhængende forretningsbegreber.

Har du spørgsmål til Projektstyring, eller ønsker du at høre mere om produktet? Ring på tlf. 76 110 110 i dag!

Find ud af om WorkPoint 365 er noget for din virksomhed

Tilmeld dig et af vores webinarer og se hvordan WorkPoint 365 kan styrke videndelingen i din virksomhed.

+45 76 110 110