I 2010 forudsagde Gartner med rapporten ’The Future Of Work: How Jobs Change in the Next Decade’, at der vil være flere ad hoc teams og mindre rutinearbejde i 2015. 40 procent af en organisations arbejde ville være ’ikke-rutine’-arbejde i 2015 mod 25 procent i 2010. Systemerne skulle i højere grad skabe plads til mere innovation, ledelse, salg m.m., og teams ville ikke længere være faste teams, men ad hoc-grupper og arbejdssværme – uden forudgående kendskab og erfaring. Arbejdet vil være projektorienteret og midlertidigt.

I dag ser vi alle de forudsigelser tager fart i praksis. Som Gartner antydede i 2010 påvirker det også de arbejdsredskaber – og endnu mere vigtigt i den her sammenhæng – de it-systemer, vi bruger i hverdagen.

I de senere år har jeg oplevet tre ultimative udfordringer som virksomhederne, og vi som udviklere af projektværktøjer, står over for. Udfordringer, som stiller helt nye og større krav til projektværktøjerne.

Jeg ser 3 ultimative udfordringer

1. Mængden af kritiske data stiger eksplosivt
Mange virksomheder er ved at drukne i den eksplosive vækst af kritiske data som dokumenter, mails, informationsflows og vidensudveksling. Hvordan holder vi styr på de mange data? Hvordan sorterer vi i en lind strøm af informationer og korrespondance frem og tilbage? Det bliver mere og mere vigtigt at få sat i system.

2. Virksomheder har behov for projektværktøjerne, som understøtter processer og mennesker
Virksomhederne har i lang tid haft fokus på taskstyring og økonomi. Men de senere år har der været en stigende interesse for projektværktøjer, der understøtter dynamiske arbejdsprocesser og udførelsen af rutineopgaver og dermed i sidste ende vidensmedarbejderen bedst muligt i en travl hverdag.

3. Sociale medier giver nye vaner på arbejdet
Chatfora og sociale medier påvirker vores måde at samarbejde på. Det stiller igen krav til virksomhedernes projektstyringsværktøjer, hvis de skal være dynamiske og understøtte teams og adhoc grupper.

Udfordringerne er selvfølgelig noget, vi hele tiden forsøger at kigge ind på i udviklingsteamet. Men hvad betyder det i praksis. Hvad er det for konkrete krav disse nye tider stiller til projekthåndteringssystemerne?

I takt med de nye arbejdsformer er mængden af kritiske data steget eksplosivt. Det betyder, at projektværktøjerne på den ene side skal automatisere så meget som muligt og strukturere informationsflow effektivt. På den anden side skal de give medarbejderne frihed til dynamisk vidensudveksling på tværs af den globale organisation. Projektværktøjerne skal være en dynamisk hjælp og ikke en stram spændetrøje.

Vidensdeling og intelligent tagging

Den eksplosive vækst af kritiske data betyder, at mails og dokumenter bør følge en sag eller et projekt frem for den enkelte medarbejder. Det sikrer en høj grad af vidensdeling, så man undgår, at vigtige informationer ikke går tabt eller bliver overset. Netop det her kan vi allerede i vid udstrækning. Det stiller igen krav til systemerne om at kunne håndtere intelligent metatagging. Systemet skal selv kunne afgrænse, hvilken kontekst brugeren er i, så bløde data i form af informationer, mails og dokumenter arkiveres i forhold til den rigtige sag eller projekt i den rigtige sikkerhedsgruppe. Skal medarbejderen selv gøre det, så viser al erfaring, at det ikke bliver gjort. Og føler medarbejderen sig forpligtet til at gøre det, så er de tags, som laves, sjældent præcise nok, når dokumenterne senere skal findes igen. Den intelligente tagging kan vi i en vis udstrækning i dag, men det skal vi være endnu bedre til i fremtiden.

Sortering og arkivering i debattråde

Arbejdsformen blandt vidensmedarbejdere betyder, at vi som udviklingshus kigger meget på udviklingen på de sociale medier, som ofte har meget effektive kommunikationsfora.

Der er ingen tvivl om, at sociale medier kan inspirere meget i videreudviklingen af projektværktøjer. For virksomhederne er det vigtigt, at dialogen omkring en sag eller et projekt ikke ryger ud på Facebook eller andre steder. Problemet er bare, at har man ikke værktøjerne til at understøtte kreative pro¬cesser (selve dialogen) i et projekt, så risikerer man, at medarbejderne søger alternativerne og flytter debatten og dermed kritiske data ud på disse fora. Det kan efterlade et alvorligt hul i sikkerheden, men det kan også gøre, at vigtig viden går tabt i projektstyringen, fordi data og information ikke længere er samlet.

Næste skridt er derfor at koble projektstyringen sammen med dialogen og samtidig gøre det muligt at sortere i debattrådene hurtigt og effektivt.

Har man en stor organisation, så kan der være mange interessenter, som kommer med input i projektforløbet, og det bliver mere og mere vigtigt for projektlederen hurtigt og nemt at kunne skabe overblikket. Vi ser et stigende behov for at kunne tagge og samle essensen af en lind strøm af bløde data, så projektlederen hurtigt kan udskille og journalisere vigtige pointer i f.eks. en dialog, så det senere er søgbart. Det er næste skridt i udviklingen.

Større krav til sikkerhed

Sidste del, som betyder noget i forbindelse med vidensdeling, er naturligvis håndtering af vigtige (kritiske) data, som vi også har haft stor fokus på i en årrække. Behovet for dynamisk vidensdeling stiller ubetinget høje krav til sikkerheden. Med vidensdeling bliver det vigtigt, at styre adgangen til data og kortlægge præcist hvem, der har adgang til hvilke data, og af hvem og hvornår informationer er publiceret, redigeret eller slettet.

Udviklingen på kommunikationssiden går stærkt i øjeblikket, og det er netop her at vi skal geare projektstyringsværktøjerne, så de følger med – for ellers risikerer man netop et sikkerhedsbrist, hvis kommunikationen flyttes til andre åbne fora.

I forbindelse med Projektværktøjsdagen i 2014 blev jeg interviewet netop om dette emne.

Se artikel ‘Projektværktøjer får nye sociale ben’ her

Se artikel under temanummeret Projektværktøjer 2014 – download her