Danske Fragtmænd optimerer med moderne HR-platform i samarbejde med WorkPoint og Delegate

 

I samarbejde med WorkPoint og Delegate, har Danske Fragtmænd implementeret en HR-administrationsløsning, som har til formål at skabe overblik over HR-processer for deres medarbejdere i afdelingen. Som resultat brød Danske Fragtmænd med omstændige og tunge processer i SharePoint, og indførte et system som hjalp med at systematisere HR-administrative opgaver, dokumenter og kontrakter i et sikkert, hurtigt og moderne format direkte fra Office 365.

Læs mere i artiklen om hvordan WorkPoint skabte en lettere hverdag for HR-medarbejderne hos Danske Fragtmænd:

.

Omstændig rettighedsstruktur på SharePoint

Med mere end 100 års erfaring og 1200 medarbejdere, har Danske Fragtmænd etableret sig som Danmarks største og førende transportør af gods med over 40.000 erhvervskunder. En organisation af sådan en størrelse, kræver et avanceret HR-system, som kan håndtere et større antal ansatte på tværs af hele landet.

I Danske Fragtmænds HR-afdeling havde man været igennem en udskiftning af medarbejdere samt opgaver og ansvarsområder, og det daværende HR-system i SharePoint var i høj grad præget af en meget omstændig rettighedsstruktur. Ifølge HR-teamleader, Anette Munk Thuesen, var denne struktur på SharePoint ikke optimal i forhold til de kommende krav indenfor HR.

Største problem var rettighedsstrukturen på vores SharePoint løsning, da det tog frygteligt langt tid at finde de rette dokumenter på medarbejdersager. Vi oplevede desværre tit, at det skabte en modvillighed til at bruge platformen pga. tidsspild, hvilket ofte medførte at dokumentation blev gemt på lokale drev i stedet for at opbevare dem i overensstemmelse med nyere krav vedr. dokumentation og data”.

Derudover så stod Danske Fragtmænd også over for en digital transformation, da de skulle sikre at medarbejderne ikke opbevarede fortrolige dokumenter fysisk på de forskellige lokationer rundt i landet.  Det ville ikke blot skabe problemer i forhold til persondataforordningen, men også for graden af vidensdeling på tværs i organisationen.

Da persondataforordningen gjorde sit indtog, blev der i den grad gjort opmærksom på at få etableret processer for at gemme dokumenter i SharePoint på den korrekte måde. Men hvis vi skulle sende folk et budskab om, at de skulle arkivere dokumentation korrekt i systemet, blev vi også nødt til at præsentere dem med en lettere løsning”.

.

Behov kendetegner udvikling indenfor HR-styring

Hovedkriterierne for at etablere en ny succesfuld HR-platform til Danske Fragtmænd var særligt baseret på, at det skulle være hurtigere og mere effektivt at arbejde i SharePoint, samt skabe let tilgængelighed til relevante dokumenter for HR-medarbejdere.

Disse behov kendetegner i høj grad en udvikling, som man kan nikke genkendende til hos både WorkPoint og Delegate. For Solution Provider hos Delegate, Jesper Kjærsgaard, fungerer vidensdeling som et essentielt element for en moderne arbejdsplads, der udfordrer den traditionelle forståelse af hvordan man effektivt arbejder med HR-styring.

For HR-afdelinger handler det særligt om at få automatiseret deres interne processer for de daglige rutinemæssige opgaver. I samarbejde med WorkPoint, har vi fokus på en løsning der samler alle igangværende HR-opgaver i et komplet overblik. I dialog med slutkunden fokuserer vi på at simplificere arbejdsgangen for at løbende ajourføre kompetencer, kurser, certifikater og ansættelsesdokumenter på individuelle medarbejdersager ”

I forhold til Danske Fragtmænd, fremhæver Jesper Kjærsgaard også WorkPoint som en optimal samarbejdspartner:

”Fra et teknisk synspunkt, har SharePoint uanede muligheder, men kan samtidig også være lidt af en rodekasse. I Danske Fragtmænds tilfælde var der et behov for at optimere en eksisterende HR-dokument platform, og med WorkPoints pre-defineret forretningsmoduler kunne vi hurtigt levere en samlet færdig løsning. De har fået forenklet og struktureret den måde, som de gemmer og genfinder medarbejderdokumenter, så alt data og dokumentation vedr. en medarbejder er samlet ét sted”.

.

Office 365 integration gør en væsentlig forskel i hverdagen

Som resultat har Danske Fragtmænd fået etableret en stærk HR-dokument platform, der formår at tilbyde medarbejderne en lettere hverdag, hvilket specielt skyldes Office 365 integrationen. WorkPoint Express er et intelligent plugin til Office 365, der giver muligheden for at arbejde i SharePoint fra Office programmer som Outlook, Word, Excel og lignende. Dette plugin har særligt imponeret i forhold til dets søgemuligheder.

Den største gevinst ved at implementere WorkPoint var dets Office-plugin, som gør dokumentsøgningen hurtigere end at vende sig rundt og tage en mappe. Det formår at bringe SharePoint ud til medarbejderne, så de ikke skal spilde tidsressourcer på at lede efter bestemt information eller dokumentation på medarbejdersager – Det har gjort en væsentlig forskel for vores medarbejdere ”.

Selvom WorkPoint Express har skabt mest begejstring blandt medarbejderne, og er klart det element der bliver brugt mest, så er der også blevet implementeret andre afgørende funktioner der har formået at løfte den gennemgående kvalitet af dokumenter og kontrakter i HR-afdelingen

Skabelonbiblioteket giver et let håndgribeligt værktøj, der tillader os at standardisere udførelsen af dokumenter, ansættelseskontrakter, afskedigelseskontrakter og mere. Skabeloner giver medarbejderne faste guidelines, og derved gør arbejdet lettere samt øger kvaliteten på tværs af afdelingen, hvilket vi tydeligt mærker”.

.

Fremtidige planer med adgangsstyring og workflows

På nuværende tidspunkt er HR-løsningen udelukkende blevet implementeret blandt brugerne i HR-afdelingen og lønadministrationen. Men hos Danske Fragtmænd arbejdes der på fremtidige planer om at kigge på WorkPoints HR-løsning som et tværorganisatorisk ledelsesværktøj, der skal hjælpe teamledere og afdelingsledere med at finde information, dokumenter el.lign. tilknyttet en bestemt medarbejder i deres afdeling.

Hidtil har vi anvendt WorkPoint mest på et administrationsniveau, men i fremtiden ønsker vi at anvende det mere på ledelsesniveau. Med WorkPoints adgangsstyring bliver der i øjeblikket arbejdet på at strukturere en platform med forskellige typer af indholdsvisninger. Dvs. mellemledere vil have adgang til samme type af indhold på medarbejdere afgrænset til deres afdeling, som en HR-medarbejder har fuld adgang til” – Siger Anette Munk Thuesen.

Dertil fremhæver hun også et kommende projekt i at få optimeret workflows der letter onboarding-processer samt daglige opgaver vedr. løn, sygdom og barsel, så Danske Fragtmænd internt kan samle alt information og alle opgaver på medarbejdersager til de relevante medarbejdere på tværs af organisationen og ikke blot i HR-afdelingen.

Delegate afholder et seminar med fokus på optimering af HR processer – Hvis dette lyder noget for dig, kan du tilmelde dig på Delegates hjemmeside: https://www.delegate.dk/pages/events/workpoint-hr-seminar/ 

Tilmeld dig en demo i HR-styring med WorkPoint på følgende side: http://www.workpoint365.dk/loesninger/hr-styring/