Maersk

Maersk fik synergieffekt og overblik med automatiske processer

Chef for Other Projects ved Maersk Olie og Gas A/S, Carsten Mols Poulsen, er så begejstret for WorkPoint, at han vil forsøge at udbrede de mange gevinster i WorkPoint til andre afdelinger i Danmark samt datterselskaber i Qatar og Aberdeen.

Ambitionerne fejler ikke noget i projektafdelingen i Maersk Olie og Gas, hvor det er holdningen, at den intelligente automatik i WorkPoint ikke kun skal gøre nytte i Esbjerg.

“Nu har vi fået noget, der virker, og opfylder vores behov, og så er der jo ingen grund til at begrænse det til vores afdeling, når jeg ved, at andre afdelinger og datterselskaber har de samme behov for projektstyring” udtaler chef for Other Projects i Maersk Olie og Gas A/S, Carsten Mols Poulsen, som har været med til at kortlægge og definere organisationens krav til WorkPoint.

Effektiv projektstyring

Med WorkPoint har de 12 projektledere fået et værktøj til håndtering af de mange ombygningsprojekter på platforme i Nordsøen, som afdelingen varetager. Maersk Olie og Gas manglede et rapporteringsværktøj, som kunne lette hverdagen for projektlederne, og samtidig sørge for en ensartet udførelse af alle projekter.

“WorkPoint danner en slags skabelon for hvert projekt og sørger for automatisk generering af opgavelister i Microsoft Outlook, når et projekt skifter fase, ligesom WorkPoint også automatisk opretter et dokumentbibliotek, der passer til fasen” siger Carsten Mols Poulsen og fortsætter:

“Vi har fået en ensartet struktur, som giver alle projektlederne større overblik. Organisationens nye medarbejdere har nemmere ved at finde dokumenter mv., fordi strukturen for arkivering af mails og dokumenter også er ensrettet.”

Nem og hurtig journalisering af mail og dokumenter i Outlook

Projektafdelingen har fået en WorkPoint Express – et Outlook add-in til at sikre en hurtig og intuitiv arkivering af mails og dokumenter. Når WorkPoint Express anvendes sammen med WorkPoint moduler til firmaer, kontakter og projekter, kan denne smarte add-in automatisk foreslå destinationsfolder med den avancerede suggestion funktion. WorkPoint Express er således en front-end til organisationens servere, og brugerne kan med et enkelt drag and drop journalisere både mails og vedhæftede dokumenter i SharePoint.

“Vi har fået et intuitivt og hurtigt værktøj til journalisering. Igen er det evnen til ensretning, der giver værdi i vores organisation, og vi er nu helt sikre på, at vi lever op til dokumentationskrav fra EU om, at gemme alt på en sag i mindst fem år” siger Carsten Mols Poulsen.

Næste fase bliver integrationen til organisationens økonomistyringssystem SAP, hvor relevante data automatisk bliver knyttet til projekterne. Disse data er eksempelvis budgetoversigter, estimater og timeforbrug i forbindelse med ombygningsprojekterne. Carsten Mols Poulsen forventer sig rigtig meget af udbyttet, når denne funktion er implementeret.

“Vi har savnet overblik over sammenhængen mellem budgetterede og forbrugte timer – det får vi nu helt automatisk præsenteret i WorkPoint” udtaler chefen for projektafdelingen og fortsætter:

“Jeg ser utrolig meget frem til, at også eksterne interessenter kan logge på og se status på de forskellige projekter”.

Nemt med løbende tilretninger af SharePoint platformen

Valget af it leverandør faldt naturligt på WorkPoint A/S, idet Maersk Olie og Gas allerede var i kontakt med WorkPoint i forbindelse med et SharePoint projekt.

“Jeg synes at implementeringsprocessen har kørt rigtig godt, vi har haft en virkelig god dialog med konsulenterne fra WorkPoint.”

Maersk Olie og Gas lagde i analysefasen en række ønsker på bordet, som WorkPoints konsulenter herefter omsatte til konkrete løsningsforslag. Denne vekselvirkning blev gentaget flere gange, før kravspecifikationen var udarbejdet.

Carsten Mols Poulsen fremhæver det positive i, at man i projektafdelingen har haft mulighed for at teste funktionaliteten undervejs i implementeringen, så små ændringer og forbedringer kom med fra starten af:

“Man har altid en idé om, hvad man ønsker, men du mangler følelsen, fordi den praktiske brug er noget andet – fleksibiliteten i WorkPoint har virkelig vist sit værd i den løbende tilretning”.

Find ud af om WorkPoint 365 er noget for din virksomhed

Tilmeld dig et af vores webinarer og se hvordan WorkPoint 365 kan styrke videndelingen i din virksomhed.

+45 76 110 110