Flere og flere medarbejdere i virksomheder arbejder på tværs af organisationsdiagrammet og har fat i samme kunder på forskellige tidspunker i en sags- eller et projektforløb. Men hvordan er viden blevet overdraget internt? Der er rigtig mange grunde til at sætte vidensdeling i system med en platform som SharePoint. Det styrer samarbejdet og effektiviteten i hele organisationen.

Vi ser til tider at virksomheder investerer i nye platforme for vidensdeling med høje ambitioner, men rigtig mange SharePoint projekter mislykkedes på vejen, fordi implementeringen af systemet ikke forplanter sig ud i organisationen og i den praktiske brug af værktøjet. Derfor har jeg samlet seks gode råd til at sikre en bedre implementering af et nye vidensdelingssystem som SharePoint.

1. Ledelsen skal italesætte meningen med projektet

Ledelsen bør gå foran og italesætte det højere formål med vidensdeling. Hvorfor gør vi det her? Hvilke fordele kan vi høste? Hvilken værdi har det for organisationen og for den enkelte i hverdagen? Lav en intern kampagne og overbevis folk om, at det her er grundlaget for fremtidens virksomhed. Mange oplever, at systematik og systemer besværliggør deres arbejde. Andre føler de bliver udsat for overvågning. Det giver næring til en naturlig modstand. Tag brodden ud af problemerne fra starten, og sørg for at det nye tiltag giver mening.

2. Lav en styregruppe

Nedsæt en arbejdsgruppe, som kan være med til at sikre udrulningsforløbet med bl.a. løbende informationer, videoguides, kurser osv. Arbejdsgruppen kan også fungere som superbrugere og lokale ambassadører og motivatorer for projektet i hele forløbet.

3. Skab en forståelse af vidensdeling som en fælles fordel

Det er vigtigt at sikre at ingen internt i organisationen er en stopklods for vidensdeling. Alle skal se vidensdeling som et fælles mål og til fælles glæde og gavn. Er der eksempelvis afdelinger, som ønsker at hemmeligholde viden, er man nødt til at lokalisere årsagen med det samme. Samarbejde er hele grundlaget for vidensdeling.

4. Skab et værktøj alle kan bruge

Sørg for at sikre at medarbejderne får den rette undervisning så de kan udnytte værktøjerne optimalt. Find ud af hvilke værktøjer er vigtige for den enkelte afdeling eller for enkelte medarbejdere. Lav eventuelt en undersøgelse internt i virksomheden og afdæk behovet. Mange er vant til at bruge Skype, Dropbox eller lignende, så her kan det være en fordel at sikre, at de rent arbejdsmæssigt opnår samme dynamiske arbejdsform på arbejde.

5. Fasthold fokus og motiver medarbejderne

I indkøringsperioden vil værdien af de nye vaner og rutiner med vidensdelingen opleves som meget lille og måske mere besværlig end før, fordi det kræver oprydning, og at man vænner sig til nye måder at gøre tingene på. Derfor er det vigtigt at holde fokus og motivere til at fortsætte det nye spor. Hold alle fast på målet og værdien for organisationen og den enkelte.

6. Evaluer projektet over tid og fortæl om de positive fremskridt

Slip ikke fokus, når projektet er udrullet. Evaluér løbende og kommunikér fremskridtet. Sørg for at sikre jer, at organisationen oplever værdien af at vidensdele, og at systemet udvikler sig med jer og jeres behov. Italesæt den konkrete værdi, vis de gode eksempler, og fasthold motivationen. Inddrag medarbejdernes forlag i videreudviklingen af systemet i forhold til deres specifikke behov.